Hướng dẫn nội bộ GHN

Đặt phòng họp nhanh – chính xác
qua Google Calendar

Tài liệu tương tác giúp nhân viên GHN đặt lịch họp, chọn đúng phòng và thêm Google Meet trong dưới 60 giây. Áp dụng cho 17 phòng họp tại RiveraPark (HCM) và Mipec (HN).

play_arrow Bắt đầu hướng dẫn search Tìm phòng họp
17Phòng họp
2Toà nhà
6Bước đặt phòng
Lịch của bạn — Thứ Hai, 18 tháng 5 GMT+7
09:00
Weekly Tech Sync📍 Hưng Yên · 12 guests
11:00
Demo Booking System📍 Đài Tư · Google Meet
14:00
1-1 with Manager📍 Our Roads
16:30
All-hands HCM📍 Sảnh Lễ Tân · 40 chỗ
Phần 1

Truy cập Google Calendar

3 cách truy cập đều cần đăng nhập bằng email @ghn.vn — đây là điều kiện bắt buộc để thấy danh sách phòng họp công ty.

1
language

Trình duyệt web

Truy cập calendar.google.com và đăng nhập bằng email công ty @ghn.vn.

open_in_new Mở trong tab mới
3
smartphone

Trên điện thoại

Tải app Google Calendar trên iOS / Android, đăng nhập tài khoản @ghn.vn.

Phần 2

Đặt phòng họp trong 6 bước

Click từng bước để xem mockup giao diện Google Calendar tương ứng.

1
Tạo EventBấm "+ Create" → Event
2
Điền thông tinTiêu đề, ngày giờ, timezone
3
Add GuestsMời người tham dự
4
Chọn phòng họpAdd room theo gợi ý
5
Add Google MeetCho người remote
6
Save & VerifyGửi invite, kiểm tra Accepted
trending_up Bước 1 / 6
Phần 3

Tìm phòng họp phù hợp

17 phòng họp tại 2 toà nhà GHN. Lọc theo tên, building, tầng, sức chứa hoặc thiết bị.

search
Toà nhà:
Sức chứa:
tips_and_updates Mẹo — chỉ làm 1 lần cho mỗi phòng replayMột lần là xong

Click vào phòng để xem lịch trống. Trong modal, bấm "Mở Calendar" → Google sẽ hỏi "Add to your calendars?" → bấm Yes. Sau đó lịch phòng đó tự sync vào Google Calendar cá nhân — không cần lặp lại ở lần sau.

arrow_forward Sau khi subscribe: phòng hiện trong sidebar Calendar cá nhân (như bên phải). Tick để xem/ẩn event của phòng.

menu Calendar
My calendars
Tài La Phước (bạn)
Birthdays
cloud_doneĐã subscribe — 5 phòng
HQ-1F-Hưng Yên (40) [TV]
HQ-1F-Our Roads (6) [TV]
HQ-3F-Lữ Gia (6) [TV]
HQ-3F-Hàng Nặng Ký (10) [TV]
Mipec-8-Đài Tư (20) [TV]
+ 12 phòng khác (cuộn xem)

Đang hiển thị 17 phòng họp

Phần 4

Quy định sử dụng phòng họp

QUY ĐỊNH NỘI BỘ

QUY ĐỊNH VỀ VIỆC ĐĂNG KÝ VÀ SỬ DỤNG PHÒNG HỌP

Để đảm bảo văn phòng "GHN" phục vụ hiệu quả các nhu cầu hội họp và làm việc rất khác nhau của anh chị em, Hành chính thân gửi đến mọi người một số quy định mới như sau:

app_registration

Quy định đăng ký phòng họp

  1. ACE chỉ dùng phòng họp để tổ chức các cuộc họp nội bộ, tiếp đối tác/ khách hàng, các cuộc phỏng vấn từ 3 người tham dự trở lên.
  2. Vào 16:00 giờ chiều thứ 6 hàng tuần, ACE cần đặt lịch sử dụng phòng họp thì đăng ký thông qua hệ thống đặt phòng online
  3. Mỗi bộ phận chỉ được đặt lịch sử dụng phòng họp trong vòng tối đa 1 tuần và hệ thống sẽ tự động xóa sạch dữ liệu đã đặt kéo dài hơn 1 tuần mà không báo trước.
groups

ACE nhắc nhở lẫn nhau

  1. Bảo quản tài sản, trang thiết bị trong phòng họp.
  2. Giữ vệ sinh chung, không hút thuốc lá trong phòng họp.
  3. Không dùng tay, vật cứng chạm vào ống kính camera hoặc xoay camera.
  4. Tắt hết các thiết bị điện, trả lại hiện trạng như ban đầu, mang rác ra đúng nơi quy định sau khi dùng.
gavel

Biện pháp chế tài

Đừng vi phạm các quy định "nhỏ xíu" nói trên nếu không muốn bị áp dụng biện pháp chế tài nhé:

  1. ACE nào làm hư hỏng, mất mát tài sản được trang bị trong phòng sẽ bồi thường 100% giá trị thực tế tài sản đó (bao gồm thay mới và phí thi công).
  2. Đặt lịch rồi lại không sử dụng mà ACE lại không hủy bỏ lịch đã đặt trên hệ thống thì hệ thống sẽ từ chối quyền đặt lịch phòng họp của cá nhân đó vĩnh viễn.
  3. ACE sử dụng phòng họp không đúng mục đích như quy định thì ID người đặt sẽ bị khóa vĩnh viễn.

Rất mong nhận được sự hợp tác tích cực của tất cả ACE về quy định sử dụng phòng họp. Hy vọng bất cứ ACE nào khi cần phòng họp đều có thể sắp xếp đặt lịch phù hợp, cùng nhau vui vẻ chia sẻ lại phòng họp cho những trường hợp cần thiết hơn mình.

Chân thành cảm ơn toàn thể ACE rất nhiều.

— Đại Diện Office Admin Team

Phần 5

Xử lý sự cố thường gặp

Click vào câu hỏi để xem cách xử lý.